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本期话题：#为无纸化办案赋能的技术工具#
无纸化办案较传统纸质办案具有便于流转、分享，不受时空限制，可得到技术加成等优势，从纸面到电子屏，从文字到数据，无纸化办案在提高效率、节约资源的同时，也给法官们带来了实实在在的便利。无纸化办案离不开技术支持，上海法院的全流程网上办案系统为无纸化办案提供了基础，那么从法官个体的角度，如何运用个人化的技术工具为无纸化办案进一步提质增效？
本期，我们邀请到上海法院“十佳青年”、上海市第二中级人民法院商事审判庭四级高级法官——李洋，作为二中院“民商事审判思维训练营”“技术流”小组的组长，他结合办案中的常见场景，分享了四类实用工具，为大家提供无纸化办案的技术支持。
李洋，山东大学法学硕士，现任上海市第二中级人民法院商事审判庭四级高级法官。曾获评上海法院“十佳青年”等。审理多起案件入选上海法院“四个一百”示范庭审、精品案例、优秀裁判文书等。
搜索工具
场景：
小李习惯于把办公文档全部摊放在电脑桌面上，后来实在放不下了，他就新建了很多文件夹，费尽心思给每个文件夹命名，再把文档逐个归入文件夹。现在，他的电脑满屏尽是文件夹，看似条理分明，可是当他想要寻找一个旧文档时，却怎么也找不到。
图1：“文件夹”系统下的电脑桌面
应对：
文件夹的数量和层级越多意味着逐级寻找文件的难度越大，而搜索可以直奔目标文件，所以可以让文件系统做到无层级和扁平化。用好搜索的前提是为文件有效命名，在文件名中打上一搜即得的标签。这就是标签系统，它能够帮助我们从更多维度、以更短时间找出所需文件。
（一）如何命名
好的文件名就是用尽量少的文字涵盖尽量多的搜索元素。以裁判文书的命名为例，可以参考以下思路：
1.必要元素
案号：因为有其他元素辅助，所以仅写数字即可，无需写明年份；
案由：买卖合同、民间借贷等，无需后缀“纠纷”二字；
文书类别：裁定、判决、调解；
当事人名称：可以缩写，无需区分诉讼地位，但建议将主要当事人的名称全部写上。
举例：117恒X公司吉X公司黄XX刘X借款合同一审判决.docx
2.非必要元素
文稿属性：过程稿、评议稿、修订稿、交印稿、定稿；
反诉：有此情况可标注；
上诉情况：原审原告上诉可标注“原上”，原审被告上诉可标注“被上”等；
判决书用途：维持、改判；
裁定书用途：撤诉、保全、解除保全、发回重审；
时间：出现两版以上均有必要保存的文稿时可标注时间以作区分；
参考：类案参考，或者关联案件文书。
举例：20220324修订版10346严X公司保X公司发回重审裁定书（原上）.docx
（二）如何搜索
文件名中标签的设置是为了日后进行高效精准的搜索和定位，而好用的搜索工具同样必不可少，它不仅可以快速、全面查找硬盘的各个角落，还支持在搜索结果中直接复制、粘贴、删除等。这种扁平化的操作模式，省去了创建文件夹的繁琐步骤，也避免了因记忆不准确造成的无效搜索。
目前，法院内网系统、PC端Windows10以上系统自带的搜索功能已经非常好用。如果PC端系统版本陈旧，可以下载Everything、Listary等工具。Mac端调用系统自带搜索功能，可以通过快捷键cmd＋空格键实现。
图2：Everything搜索功能演示
“外脑”工具
（一）法信
场景：
小李在派出法庭工作了10年，现调至法院本部工作，他在整理物品时左右为难。如果把几大箱的业务书籍全部搬到新部门，将无处存放，如果不搬，等到用时又该如何？
应对：
纸质书籍长期以来都是法官“最趁手的工具”，自然难以割舍。但随着时间的推移，我们的书往往会多到“无处安放”。另外，纸质书籍不支持搜索和跳转，在分享方面也具有天然的局限性。
以“懂法，更懂法律人”为标语的法信，不仅可以用来查阅法条和案例，还可以用来浏览文章和书籍，功能性和易用性已超过纸质书籍。它的搜索、自动归类、做笔记、多用户端同步等功能，为法官办案、学习带来很大便利。
图3：电脑端法信功能演示
图4：手机端法信展示
法信的使用难点，不在于搜索，而在于备注。法信的数据库十分庞大，而我们用它搜索查找的往往只是一个点，在找到结果后及时备注形成笔记，可以避免重复搜索，也可以在需要分享时迅速锁定坐标。
图5：法信笔记功能演示
（二）印象笔记、Onenote等
场景：
合议庭讨论案件时，涉及新法适用，小李想把前两天刚刚看过的一篇权威解读文章拿出来分享，但怎么也记不起在哪里看的。
应对：
很多人在网上看到有用的文章都会先收藏，待不忙时再看，可时间一长，海量的资料存在微信里，翻阅、查找、编辑都成了难事。此时我们需要构建一个专属于自己的专业知识数据库，实现只需记起一个关键词，这类工具就能帮我们找到最权威、完整的出处。
图6：印象笔记搜索功能演示
我曾向很多同事推荐这类工具，得到的普遍反馈是，收集资料最困难但也最关键。其实，通过简单的设置，无论是电脑端还是手机端，都可以轻松完成收集工作。
以印象笔记为例，在电脑端，可以借助浏览器插件完成资料剪藏；在手机端，可以借助微信绑定公众号的功能，通过复制链接完成资料收集。安装插件、绑定公众号的具体设置方法在工具官网均能找到详细操作说明。
图7：印象笔记资料收集的官网展示页面
图8：电脑端印象笔记通过浏览器插件收集资料演示
图9：手机端印象笔记通过绑定微信收集资料演示
可视化工具
（一）时间轴
场景：
合议庭、专业法官会议等讨论案件时，由于信息流不对称，主审法官往往需要花费大量时间介绍案情。而在讨论争议事实、法律适用问题时，大家对案情的熟悉程度不一又可能导致讨论效率较低。
应对：
“诉讼可视化”可以帮助大家在较短的时间内了解案情、掌握争点、聚焦问题，解决信息不对称导致的效率低下问题。
在我审理的一起二审案件中，案件事实时间跨度长、交叉情节多，一审判决书用了近10页的篇幅进行详细阐述。如果按传统方式进行合议庭评议，必然会耗费大量时间。通过绘制时间轴，可以用最直观的方式在短时间内把案件事实介绍清楚，也便于合议庭成员对照讨论。
图10：时间轴效果演示
可视化图表有很多种，比如时间轴、股东架构图等，这些图表的制作难度并不高，但在分享时需要注意呈现方式。比如图示中的时间轴由于篇幅较宽，最好的展示方式是通过会议室的大屏播放，或者推送到各手机端供大家小屏翻看。如果条件不允许，可以考虑将时间轴切割成若干截图，然后分别打印用于分享。
（二）思维导图
场景：
小李作为新入额法官，每次讨论案件都很紧张，与资深法官相比，他难以简明扼要地梳理案情，也很难完整阐述自己的思路。他想到制作PPT辅助展示，但制作PPT耗时耗力，而且他做的PPT更像是文字和图片的堆砌，与纸质报告无异，达不到想要的可视化效果。
应对：
用思维导图来呈现思维印记。一方面，思维导图可将思维脉络可视化，将争议要素焦点化，可谓是“一图抵千言”；另一方面，思维导图工具整合了演示功能，省去了制作PPT的繁琐步骤，两步并作一步走，极大地提升了效率。
图11：完整形态思维导图功能演示
图12：思维导图内嵌演示功能演示
思维导图的常用操作不超过十个，但在很多人眼中它仍是一个难以驾驭的工具，主要原因在于没有掌握思维与图表的关系，没有思维当然难以制图。要画好思维导图，可以灵活运用要件式与要素式的审判思维，将要件审判的九步作为“骨骼”，再将事实要素、法律要素、现实要素作为“血肉”填充，这样绘制出的思维导图能够基于互通的思维体系在法律人之间更好地分享与展示。
以图示中的17号案为例，将要素节点隐藏后，我们得到的是下面这张要件式思维导图，而当我们把所有的事实要素、法律要素、现实要素都填充进去，就会得到上面这张完整形态的要素式思维导图，两者各有侧重，大家可以根据需求进行选择。制图过程本身也是裁判文书的撰写过程，当一幅完整形态的要素式思维导图绘制完成，一篇判决书初稿也已经跃然纸上。
图13：要件式思维导图展示
协作工具
场景：
法官和法官助理在外调查，需要当场与当事人确定开庭时间，但是二人都没有随身携带纸质排期表，如何避免排期冲突？
应对：
将排期表从纸端移到手机端。手机端日历类APP功能便捷好用，并不比纸质记录繁琐，而且手机是随身物品，可供我们随时随地查看。需要时还可以将日历分享给其他合议庭成员或法官助理、书记员，用来核对、提醒日程。上海法院APP可以自动将开庭排期同步到日程提醒，使用起来也十分方便。
图14：手机端日历APP效果展示
场景：
法官与法官助理在不同的办公室，手头案件一多，法官记不清有没有告知助理安排某项事务，助理也记不清有没有向法官反馈，导致审限又空转了几天。
应对：
试试甘特图（Gantt chart），这种图表通过条状色块图来显示项目分工、流程进度与时间的内在关系。在处理复杂案件、长期未结案件时，甘特图的作用更为突出。一方面，法官可以通过甘特图将审判工作逐项分解，与助理、书记员之间分工协作；另一方面，法官通过对图表中色块的关注，可以及时发现审判流程受阻的原因，以便更好掌控审判节奏，及时审结案件。
图15：甘特图效果演示
无论是手机端日历APP还是甘特图，操作都不复杂，最重要的是我们要第一时间将日程、任务等信息进行录入，否则效果会大打折扣。同时，需要搭档之间默契配合，同时使用同类工具，以便更好地进行分享与协作。
无纸化办案不仅要从形式上摆脱对纸质材料的依赖，更要“向科技要生产力”，从实质上提升办案效率。借助搜索工具快速寻得所需资料，通过“外脑”工具构建深度学习和应用的个性化数据库，利用可视化工具梳理、输出、分享思路和观点，再通过与工作伙伴一起使用协作工具顺利推进各项任务、加快办案节奏。运用技术加成，让无纸化办案更加高效节能。
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作者/制图：李洋
责任编辑 | 孟文娟
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