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虹桥国际经济论坛“提前看”:会务精心准备 静待嘉宾入场
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来源:上观新闻 作者:查睿 2019-11-05 00:21
摘要:面对如此高规格的论坛会议,进口博览会会务组早已在心中“演练”了无数遍。

第二届中国国际进口博览会今天开幕,全球目光聚集在国家会展中心(上海)。作为进博会的“重磅会议”,虹桥国际经济论坛可谓亮点纷呈。除了备受瞩目的主论坛外,分论坛也将有60余位有关国家和地区政要、国际组织负责人、全球商业领袖以及中外知名学者等重量级嘉宾受邀发言。 

面对如此高规格的论坛会议,如何提供一流的会务服务,提高论坛嘉宾的满意度?进口博览会会务组早已在心中“演练”了无数遍。

5场分论坛布置工作全部完成

11月4日,记者前往虹桥国际经济论坛分论坛(4.2号)探馆,会务团队仍忙碌着最后的收尾工作。 

据悉,论坛包括1场主论坛和5场分论坛。5日上午,将在国家会议中心(上海)举行第二届中国国际进口博览会暨虹桥国际经济论坛开幕式(主论坛),下午将在4.2号馆同步举行5场分论坛,分别围绕“开放、规制与营商环境”“人工智能与创新发展”“世贸组织改革与自由贸易协定”“数字化时代与电子商务创新发展(暨全球电子商务高峰论坛)”“70年中国发展与人类命运共同体”等5个议题展开讨论。 

记者在4.2号馆发现,5大分论坛的布置工作已基本完成,除了分论坛的会场外,公共区域还搭建了咨询台、茶歇台和钻石会员宣传间。除了论坛演讲和互动讨论外,4.2号馆也有不少精彩看点。 

步入分论坛主通道,数十个玻璃展示台非常醒目,里面放着首届进博会上各大参展国送来的纪念礼品。细细看来,有些极具国家特色,有些则彰显与中国的传统深厚友谊……4.2号馆宛如一个小博物馆。 

比如牙买加送了一块方形的纯金摆件,中间雕刻着“我爱牙买加”字样;瑞典送来了120多年历史的“老字号”生产的水晶盆;菲律宾的手工贝壳托盘尤为精美,野生超大贝壳打磨,并配上雕花镶银,底座是一条盘旋向上的巨龙…… 

另外,记者还注意到,为了营造更好的论坛氛围,分论坛还专门安排了“阅读角”,并邀请景德镇和上海的乐队在会议间隙进行小型音乐演奏。

60%会务人员参与过首届进博会

据介绍,第二届虹桥国际经济论坛会务团队共1900余人,60%参与过首届进博会,且其中近400名服务人员中,60余人服务过全国两会、20余人服务过国庆群众游行。 

“进博会期间,我主要负责主会场的会务统筹,11月5日是开幕式和分论坛,6日紧接着一整天的配套活动,所有会场需要当晚通宵作战,接下来几天同样如此,工作强度是比较大的。”进博会会务组主会场统筹孙修明拿会议茶歇举例,5日凌晨1点,主论坛的所有茶歇将预包装出厂配送,3点到达国展中心1F,由于安检原因,所有茶歇物品都得靠人力托好,从自动扶梯上达3F,最终运抵会场,“短短几百米,预计将耗时两三小时。” 

如何在高强度的同时,保证进博会会务工作也能“越办越好”?孙修明介绍说,第二届进博会会务工作按照“标准更严、配套更好、服务更暖”的要求,确保主场外交万无一失。同时精准对接主办方各方面要求,做到“会场总量只增不减,会议服务只多不少”。 

在孙修明的办公桌上,记者还找到了一份《进博会期间会议中心人员着装标准与仪容仪表要求》,从着装要求、仪容仪表、行为规范等方面,制定了25项标准,其中甚至“抠”细节到“男士站姿两腿并拢脚尖分开约60度”这般程度。 

在要求标准化的同时,虹桥国际经济论坛配套活动还要求会务对接“一会一策”要求,实施“会务管家”服务模式,每个活动配备专人全程统筹协调。记者了解到,论坛会务通过智慧会务系统,将每场配套活动的会务对接信息录入到系统中,并且实时同步到手机端,“首届进博会期间,我们会务统筹抱着一大摞会议资料往返于各个会场,这种问题今年将基本解决。”他说。

栏目主编:吴卫群 文字编辑:查睿
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